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Excesso de reuniões? 5 boas práticas a adotar. Por Patrícia Schuindt

Atualizado: Jul 20


"Tenho tantas reuniões em um dia, que fico sobrecarregada, porque após cada reunião, tenho os encaminhamentos a fazer e, além disso, tenho outros trabalhos que preciso me concentrar para fazer e simplesmente não dá tempo. Estou enlouquecendo..."


Quantas vezes ouvi esse relato, de formas diferentes, mas com a essência da dificuldade de lidar com a quantidade de reuniões e o tempo de trabalho...

Para quem se identifica, organizei algumas práticas que usamos na R122 e algumas que já vi funcionar ao facilitar pessoas e equipes, e espero que ajude a refletir sobre mudanças possíveis na forma de lidar ou mesmo para que sejam propostas mudanças no ambiente em que está. Afinal, todo mundo quer ganhar tempo e produtividade, certo? 1. Mais do que ter pauta, tenha clareza de objetivos. É preciso que os participantes tenham clareza sobre os assuntos e os objetivos que se pretende alcançar em cada encontro. Desta forma, fica mais fácil otimizar o tempo. Por isso, a comunicação prévia e o posicionamento durante a reunião são importantes, por parte de quem a conduz. 2. Seletividade com os participantes. Quem realmente precisa estar na reunião? Pode ser um comportamento automático chamar todo mundo da área ou mesmo participar de todas as reuniões para as quais é convidado. Mas ser mais intencional com o uso do tempo individual e coletivo pode ser muito útil. Já vi muitos líderes ganharem um tempo precioso ao serem mais criteriosos ao aceitar agendas (e assim ainda dão mais espaço para a exposição e o desenvolvimento de pessoas do time). 3. Tenha um método próprio. A atitude antes, durante e depois da reunião faz toda diferença. Já vi profissionais ganharem muito em qualidade, quando passaram a se preparar melhor para os encontros e quando aperfeiçoaram sua organização pessoal para lidar melhor com encaminhamentos. Tenha clareza do que precisa fazer para concentrar bem sua energia. 4. Desenvolva habilidades. A comunicação, o planejamento, o senso de colaboração e a organização impactam diretamente na qualidade das reuniões. Por isso, é preciso observar em si mesmo e, se for o caso, em pessoas da equipe, quais são aspectos específicos que poderão ser treinados para aperfeiçoar essas habilidades. 5. Reunião que poderia ser e-mail? Filtrar aquilo que é necessário, mesmo, discutir em um encontro e o que é possível resolver de forma assíncrona, é uma atitude que precisa ser intencional. Tem coisas que de fato precisarão daquela conversa 'olho no olho', em que se pode ouvir o tom de voz e se tenha espaço para expressar e perceber o outro, bem como chegar a um consenso e construção conjunta, mas outras não.


6. Estabelecimento de limites.

Saber colocar limites de tempo e de quantidade de reuniões ao longo da semana, é mais que importante e com certeza você sabe disso na prática. Porque quando há excessos, pode ocorrer uma piora na qualidade dos pensamentos, interações e informações, o que impacta na produtividade efetiva. Então, ter consciência de papéis, contextos e saber priorizar é parte importante para lidar na rotina.

Quais são as dificuldades e percepções de vocês sobre esse tema?


O que pode colocar em prática a partir dessas boas práticas?


Texto escrito por Patrícia Schuindt, Sócia da R122, Psicóloga e Professional Certified Coach (PCC), credenciada pela ICF (International Coach Federation), e atua em processos de Coaching de Líderes e trainer da formação O Líder Completo. Para falar com a Patrícia: pschuindt@r122.com.br

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